• Assurer l’organisation logistique et technique de toute rencontre ou réunion des services concernés (préparation des avis de convocation, ordres du jour et mise en page des procès-verbaux, correspondance avec les membres du conseil d’administration, gestion du livre des minutes, organisation des assemblées générales annuelles et spéciales des membres, réservation de salle, etc);

• Coordonner la mise en page et la préparation de tout dossier de demande de subvention;

• Assurer la mise en forme et l’envoi de documents;

• Assurer la mise à jour de diverses listes;

• Assister à diverses réunions de travail et de coordination, et agir comme secrétaire de réunion au besoin;

• Assurer la gestion des documents, la mise à jour du système de classement des dossiers, la création de la structure des dossiers informatiques partagés, archivage, etc

• Assurer la gestion des fournitures de bureau

• Toute autre tâche telle que spécifiée par la direction générale.

Pour le service des finances:

• Procéder à la facturation et à la gestion des comptes clients;

• Veiller à l’encaissement de l’ensemble des paiements, traiter les comptes fournisseurs, et effectuer le recouvrement des comptes clients;

• Préparer les bordereaux et effectuer les dépôts à la banque;

• Préparer différents rapports gouvernementaux;

Pour le service des opérations et de la régie:

• Apporter un soutien logistique et opérationnel à toute demande d’information relative aux réservations de salles, de locaux ou d’espaces extérieurs de Maison Mère (touristiques, scolaires, corporatifs, privés, mariages civils et réceptions, etc) ;

• Compiler diverses données, statistiques de fréquentation ou autres selon les paramètres déterminés par les divers services concernés; compiler, etc.

• Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Secrétariat

• Français parlé et écrit - Élevé

• Assiduité et ponctualité
• Capacité à travailler en équipe
• Polyvalence